外国人材を雇用する企業にとって、「労働条件通知書」の作成は必須です。海外に住む外国人材が、日本で就労するためのビザを取得するための在留資格認定証明書（COE）の交付申請をする際にも、労働条件通知書は審査の必要要素となります。

しかし、単に法律の要件を満たすだけではなく、外国人労働者が納得した内容で、採用後に安心して働ける環境づくりを見据えて書類を作ることも大切だと思います。

この記事を読んでわかること

• 就労ビザ認定証明書（COE）申請時に必要な労働条件通知書（雇用契約書）の重要性
• 外国人材が納得して働くために企業が考慮すべきポイント
• 外国人雇用においてトラブルを防ぐための労働条件通知書作成の工夫

について解説します。

「労働条件通知書」を作成する際の注意点とは？

労働条件通知書はビザ認定証明書（COE）申請に必要な重要書類

労働条件通知書とは？

労働条件通知書とは、労働基準法第15条に基づき、企業が労働者に対して労働条件を明示する義務のある書類です。もちろん日本人でも外国人でも適用され、特に外国人の雇用においては、在留資格申請（ビザ）の審査では必須の重要書類です。

COE申請における「労働条件通知書」の重要性

就労ビザの認定証明書（COE＝Certificate Of Eligibility）は、海外に住む外国人材が日本で就労ビザを取得する前に必要となる証明書です。COEを申請するときに、労働条件通知書は「雇用の実態」を示す重要な証拠として提出が求められることが多く、労働条件通知書が適切に作成されていないと、最悪の場合、COE申請が不許可になる可能性があります。

COE申請において入国管理局が確認する主なポイントは以下のとおりです。

• 雇用契約の実態があるか（架空の雇用ではないか）
• 雇用条件が適正か（労働基準法違反がないか）
• 外国人労働者が適切な業務に従事するか（ビザで決められた範囲の業務を超えていないか）
• 給与が適正か（日本人と同等以上の待遇か）

適切な労働条件通知書が提出されていない場合、入国管理局から追加資料の提出を求められて審査期間が長くなったり、最悪の場合、COEが不許可になることがあります。そのため、雇用条件を明確に示し、法的要件を満たした労働条件通知書を作成することが必須です。

COEと労働条件通知書（雇用契約）の関係については、以下の短時間の動画でも解説しています。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書と雇用契約書は混同されがちですが、以下のような違いがあります。

項目	労働条件通知書	雇用契約書
法的義務	交付義務あり（労働基準法第15条）	義務なし
目的	労働条件を明示する	雇用契約の成立を証明する
外国人労働者向けの必要性	COE申請時に必須	契約内容の誤解を防ぐため提出することをおすすめ

雇用契約書は法律上の義務ではありませんが、外国人労働者にとっては、契約内容が書面で明示されていることが重要です。特に、母国語での契約書があると、トラブル防止に役立ちます。

COEが不許可になる確率

就労ビザは申請をすれば必ず許可される訳ではありません。特に福岡出入国在留管理局管内（福岡・北九州・佐賀・長崎・熊本・大分・宮崎・鹿児島・沖縄）のCOE（認定証明書）の許可率は、2022年が84.9%、2023年が87.6%、2024年が86.6%と、全国最低水準です。

海外在住の外国人材を日本に呼び寄せる在留資格認定証明書（COE）交付申請が不許可になると、それまで様々な準備をしてきたことが無駄になってしまうため、労働条件通知書を含めて慎重に書類を準備することが重要です。

COE申請をスムーズに進めるためのポイント

• 労働条件通知書の内容を明確にする：記載ミスや曖昧な表現を避ける。
• 雇用契約書を併用するのもOK：契約内容の誤解を防ぐため、母国語版の契約書を用意する。
• 在留資格（ビザ）で許可された業務範囲を十分に考慮する：職務内容が在留資格（ビザ）と一致しているか確認する。
• 給与設定に注意する：日本人と同等以上の待遇を確保する。

外国人材に納得して働いてもらうための工夫

契約書を外国人材の母国語でも作成する

外国人材にとって、日本語で書かれた契約書の内容を正確に理解することは簡単ではありません。そのため、可能であれば母国語版の契約書を用意し、「契約内容を理解した上で承諾した」という文言を加えておくことが望ましいです。

例えば、

“私は母国語（〇〇語）で労働条件の説明を受け、雇用契約について十分に理解した上で承諾します。”

といった文言を契約書に入れることで、後のトラブルを防ぐことができます。

分かりやすい表現を使う

契約書の文言は、日本人でも難解な表現が多いと思います。特に外国人材にとっては、契約書の内容を正確に理解するのは難しいに違いありません。そのため、可能な限りシンプルで分かりやすい表現を心がけましょう。

給与の記載に注意（国籍による差別をなくす）

給与の金額は、日本人社員と同等以上であることが求められます。国籍による給与差別は許されません。むしろ、日本人にはないスキル（語学力など）を考慮し、適正な給与を設定することが望ましいでしょう。実際に、私の前職の株式会社では、役職が同じで、同じ業務を行なっていても外国人社員に対して「二か国語を話すことができる」という能力給を上乗せしていました。

従事する業務を明確にする

外国人社員が従事する業務は、許可された在留資格（ビザ）ので業務範囲内である必要があります。業務内容があいまいだと、次にビザを更新するときに問題が発生する可能性があります。

研修制度の記載に注意

特に「技術・人文知識・国際業務」ビザの外国人に単純労働の研修をさせると、ビザの条件違反になる可能性があります。ただし、事前に入国管理局に「日本人社員も同じく受ける研修の一環」だとしっかり説明していれば問題ありません。研修内容を明確にし、在留資格（ビザ）の要件を問題なく満たしていることをしっかり証明しましょう。

契約期間を明確にし、在留資格（ビザ）への影響を考慮する

有期雇用契約の場合、契約期間に合わせて在留資格（ビザ）が許可される期間が決まります。例えば、１年の雇用契約であれば、在留期間も１年になります。可能な限り長期契約（もしくは無期契約）をすることで、外国人社員の不安を解消することができます。

在留資格（ビザ）申請をスムーズに進めるためのポイント

労働条件通知書・雇用契約書に「停止条件」をつける

契約書には、「本契約の効力は、就労可能な在留資格（ビザ）を得ることを条件とする」などの文言を加えることで、在留資格（ビザ）が取得できなかった場合のトラブルを防ぐことができます。

在留資格（ビザ）の種類に応じた適切な契約を結ぶ

在留資格（ビザ）の種類によって、認められる業務内容や契約期間が異なります。適切なビザの種類を把握し、それに応じた契約を結ぶましょう。

申請書類を事前にチェックする

COE申請に必要な書類を事前に確認し、不備がないかチェックすることで、スムーズな申請が可能になります。特に労働条件通知書や雇用契約書は、申請者の在留資格（ビザ）審査に大きな影響を与えるため、内容を正確に記載することが重要です。

専門家に相談する

在留資格（ビザ）申請は専門的な知識が求められるため、行政書士に相談することで、適切な書類の作成や申請手続きを円滑に進めることができます。

よくあるご質問と答え

まとめ

外国人社員と契約を結ぶ際には、日本人と同じ基準で対応することが基本です。更に、外国人特有の事情を考慮し、契約内容を丁寧に説明してあげることをおすすめします。もしお困りの際はご相談ください、福岡で在留資格（ビザ）申請をサポートする行政書士として、企業が適切な書類を準備し、スムーズに外国人材を受け入れられるようサポートしています。

今回の解説は以上です。ビザ申請サポート福岡 外国人支援センター（国際行政書士 河野尋志）ではビザ申請を丁寧に！早く！手続き致します。

以下は、就労ビザ申請に関する情報一覧です。気になる情報があれば是非ご覧ください。