外国人を雇用する際、企業の採用ご担当者は

・VISA（日本語の名称：査証）

・ビザ（正式名称：在留資格）

・COE（正式名称：在留資格認定証明書）

の違いを正しく理解しておく必要があります。これらの用語を混同してしまうと、採用が滞ってしまう可能性があります。本記事では、それぞれの違いを解説するとともに、外国人の方が日本で働くために必要な手続きの流れについて説明します。

この記事を読むと分かること

• VISA（査証）、ビザ（在留資格）、COE（在留資格認定証明書）の違い
• 外国人を雇用する際の適切な手続き
• COEを取得してから、外国人が日本で働き始めるまでの流れ
• 企業の採用担当者が注意すべきポイント
• よくある質問とその回答

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【外国人雇用企業向け】VISA・ビザ・COEの用語解説・取得の流れとは？

1. VISA・ビザ・COEとは？ それぞれの違いを解説

外国人を雇用する際、「VISA（査証）」「ビザ（在留資格）」「COE（在留資格認定証明書）」の違いを理解することが重要です。これらを混同すると、適切な手続きを行えず、採用が滞る可能性があります。以下の表で、それぞれの違いを解説します。

VISA・ビザ・COEの違い一覧

項目	VISA（査証）	ビザ（在留資格）	COE（在留資格認定証明書）
役割	日本への「入国の推薦状」	日本での「滞在・活動の許可」	日本での活動が適正であることを証明
発行機関	日本大使館・領事館（外務省）	出入国在留管理庁（入管庁）	出入国在留管理庁（入管庁）
取得する人	日本に入国しようとする外国人	日本で働く・学ぶ・滞在する外国人	日本に長期滞在を希望する外国人
取得の目的	日本への入国許可を得るため	日本国内で合法的に滞在・活動するため	ビザ（在留資格）の適正性を事前に証明し、VISA申請をスムーズにするため
申請のタイミング	日本に入国する前（海外で申請）	日本に入国後（入国審査で付与）または在留資格変更時	日本に入国する前（企業、本人、または行政書士などが日本国内で申請）
申請場所	外国にある日本大使館・領事館	日本の空港や港などの入国審査場（入管庁）	日本国内の入管庁（企業、本人、または行政書士などが申請）
有効期限	発給から通常3か月以内（国による）	在留資格ごとに異なる（6か月～5年など）	交付日から3か月以内
更新・延長	なし（入国時のみ有効）	在留期間満了前に更新申請が可能	期限を過ぎると無効（再申請が必要）
注意点	VISAを取得しても、最終的に入国時に審査が必要	在留資格と異なる活動をすると不法就労になる	COEがあっても、VISAを取得しなければ入国できない

1-1. VISA（査証）とは？

VISA（査証）は、日本に入国するための「推薦状」です。海外にある日本大使館・領事館（外務省）が発行し、その外国人のパスポートが有効であり、日本への入国が適切であることを確認するためのものです。

VISAの特徴

• 発行機関：日本大使館・領事館（外務省）
• 目的：外国人が日本に入国するための「推薦状」
• 対象者：すべての外国人（短期滞在・留学・就労など）※短期滞在のVISA免除国の外国人の方は不要
• 取得タイミング：日本入国前（海外の日本大使館・領事館で申請）

VISA取得の注意点

• VISAを取得しても、空港や港で最終的な入国審査が行われます。
• VISAの有効期限は国によって異なる。 発給から3か月以内に日本に入国しないと無効になります。

1-2. ビザ（在留資格）とは？

ビザ（在留資格）は、日本で特定の活動（就労・留学など）を行うための許可です。入国審査を通過した後、出入国在留管理庁（入管庁）が発行します。

在留資格の特徴

• 発行機関：出入国在留管理庁（入管庁）
• 目的：日本国内で特定の活動を行うための許可
• 対象者：日本で就労・留学・居住する外国人
• 主な種類：
  • 就労系：技術・人文知識・国際業務ビザ、特定技能ビザ、技能実習ビザなど
  • 学業系：留学ビザ
  • 家族滞在系：家族滞在ビザ、配偶者ビザ、など
  • その他：永住ビザなど
• 取得タイミング：
  • 日本入国時（空港で入国審査を通過した後に付与）
  • 日本滞在中に在留資格「変更」手続きを行った場合　など

ビザ（在留資格）の注意点

• 適切な在留資格がないと、就労することはできない。 例：「留学」ビザでフルタイム勤務をするのは違法。
• 在留資格の更新が必要。 在留期間が満了する前に更新手続きを行わないと、不法滞在となる。
• 学生から労働者になる場合は在留資格の変更が必要。 適切な変更申請を行わないと、不法滞在となる。

1-3. COE（在留資格認定証明書）とは？

COE（在留資格認定証明書）は、外国人が日本で長期滞在するために、ビザ（在留資格）の条件を満たしていることを証明する書類です。これにより、VISA申請がスムーズになります。

COEの特徴

• 発行機関：出入国在留管理庁（入管庁）
• 目的：外国人が日本での活動に適合していることを事前に証明し、VISA取得をスムーズにする
• 対象者：日本で長期滞在する予定の外国人（就労・留学・家族滞在など）
• 申請者：
  • 企業が外国人従業員の代理で申請
  • 日本の教育機関が留学生の代理で申請
  • 家族が外国人配偶者のために申請
  • 依頼を受けて行政書士が代理で申請
• 取得タイミング：日本入国前（企業や教育機関が日本国内で申請）
• 有効期限：交付日から3か月以内（この期間内にVISA申請・入国を完了させる必要あり）

COE取得の注意点

• COEを取得しても、VISAを取得しないと日本に入国できない。
• COEの有効期限は3か月。 期限内にVISAを取得しないと無効になるため、再申請が必要。

VISA・ビザ・COEの違いについては、以下の短時間の動画でも解説しています。

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2. VISA・ビザ・COEを取得する流れ

外国人の方を雇用する際には、適切なビザ（在留資格）を取得するための手続きを踏む必要があります。外国人の方が日本で働くために必要なVISA・ビザ・COEの取得の流れ について解説します。

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3. 企業の採用担当者が注意すべきポイント

外国人を雇用する際、企業の採用担当者は VISA・ビザ・COE の違いを理解するだけでなく、適切な手続きを行い、万が一の状況（不法就労など）の可能性をなくす必要があります。採用時に確認すべき重要なポイントや、トラブルを回避するための注意点を解説します。

3-1. COE（在留資格認定証明書）取得後の管理

① COEを取得しても、必ずVISAを取得し入国することを確認

企業が外国人のためにCOEを取得しても、その後、外国人本人が日本大使館・領事館でVISAを申請し、正式に入国する必要があります。COEを取得したからといって、自動的に就労できるわけではないため注意が必要です。

✅ 確認すべきポイント

• COEの有効期限は3か月（期限内にVISAを取得し、日本に入国する必要がある）
• 外国人が予定通り入国しない場合、COEが無効になる
• COE発行後に雇用条件が変更された場合は、再申請が必要になることもある

3-2. 外国人雇用の手続き（入社後）

① 外国人雇用状況の届出を行う

企業は、外国人を採用した際に、雇用状況をハローワーク（公共職業安定所）に届け出る義務 があります。

提出期限	提出書類	提出先
雇用開始日から「翌月10日」まで	「外国人雇用状況届出書」	ハローワーク（電子申請可）

✅ 届出を怠ると、企業に罰則が科される可能性あり

② 社会保険等の手続き

外国人労働者も、日本人と同様に社会保険・労働保険に加入する必要があります。

✅ 企業が行うべき手続き

• 健康保険・厚生年金：社会保険の加入手続き（勤務時間が週30時間以上の場合は必須）
• 雇用保険：週20時間以上勤務する場合は加入義務あり
• 労災保険：労働者であれば必ず適用

✅ 特に注意すべきポイント

• 「技能実習生」「特定技能1号」の外国人は、社会保険加入が義務付けられています。
• 企業が社会保険の加入を怠ると、最悪の場合、罰則を受ける可能性があります。

3-3. ビザ（在留資格）の更新を忘れない

① ビザ（在留資格）の更新期限を管理

外国人のビザ（在留資格）には有効期限があり、期限を超えて滞在すると不法滞在（オーバーステイ）となり、企業にも責任が生じる 可能性があります。そのため、企業側で更新期限を管理し、必要なタイミングで更新手続きをサポートすることが重要 です。

✅ 更新の基本ルール

• 在留資格の更新は 期限満了の3か月前から可能
• 更新手続きは外国人本人が行うが、企業がサポートすることが望ましい

✅ 企業ができる対応

• 在留カードの期限管理を行い、更新時期が近づいたら本人に通知
• 更新が間に合わない場合は、すぐに専門家（行政書士など）に相談

ビザ（在留資格）の更新について、更に詳しくは以下の記事をご覧ください。

外国人社員の就労ビザ「更新」申請を企業が管理するメリットとは？

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よくあるご質問と答え（FAQ）

VISA・ビザ・COE解説のまとめ

外国人雇用の手続きは、COE（在留資格認定証明書）の取得からVISA（査証）申請、入国審査を経て、ビザ（在留資格）が確定する流れとなります。企業の担当者は、これらのステップを理解し、適切に手続きを進めることで、不法就労のリスクを防ぎ、円滑な外国人採用を実現できます。外国人雇用は 適切な管理を行えば、企業の成長にもつながる ため、確実に法令を遵守しながら進めましょう。

今回の解説は以上です。ビザ申請サポート福岡 外国人支援センター（国際行政書士 河野尋志）ではビザ申請を丁寧に！早く！手続き致します。ご不明点があればお気軽にご相談ください。初回ご相談は無料！　福岡を中心に、九州、全国対応が可能で、オンライン（ZOOM、LINE、WeChat、Teamsなど）での面談も対応しております。

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