外国人を採用する企業にとって、在留資格申請は重要な業務の一つです。本記事では、特に在留資格認定証明書（COE）交付申請の際に提出する書類がどのように管理され、次回の「更新」申請でどのように影響を及ぼすのかについて解説します。

この記事を読むことで、以下のポイントが分かります。

• 在留資格認定証明書（COE）とは何か
• 出入国在留管理庁が申請書類を保管する理由とその影響
• 「更新」申請時にチェックされるポイント
• 整合性が取れない場合のリスク
• 企業が取るべき対策
• 外国人雇用に関するよくある質問と対応策

［要注意］在留資格認定証明書（COE）申請書は更新時に整合性を必ず確認されます

1. はじめに

外国人材の採用が増加する中、適切な在留資格（ビザ）の取得と管理は企業にとって重要な責務となっています。特に在留資格認定証明書（COE）の交付申請時に提出した書類は、各地方にある出入国在留管理局（入管）で保管され、次回の在留資格「更新」などの際に整合性がチェックされます。

もし過去の申請と矛盾する内容が見つかれば、更新が不許可となるリスクがあるため、慎重な書類管理が求められます。本記事では、外国人採用の担当者が知っておくべき入管の審査基準と、適切な対応策について解説します。

2. 在留資格認定証明書（COE）とは

2-1. 在留資格認定証明書とは何か

在留資格認定証明書（COE、Certificate Of Eligibility）は、外国人が日本で適法に在留するための資格があることを証明する書類です。企業が外国に在住する外国人を呼び寄せて（招へいして）雇用する際には、まず日本でCOEを取得し、COEをもとに外国人が在外公館（日本大使館・領事館など）でVISA（査証）を申請する流れになります。

COE申請の流れ

手続き	内容
1. COEの申請	管轄する地方出入国在留管理局に申請
2. COEの審査	出入国在留管理局が申請内容を審査し、適正であれば交付
3. VISA（査証）申請	外国人が在外公館（大使館・領事館）で申請
4. 入国・在留カードの交付	入国後、在留カードが発行され、就労可能に

COEの申請内容は厳密にチェックされ、誤った情報があると許可されないことがあります。また、出入国在留管理局は申請時の情報を保管し、更新申請時に過去のデータと照合します。

弊所ではCOEの申請代行を請け負っております。ご不明点があれば、お気軽にごお問い合わせください。初回ご相談は無料です。

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3. 入管は申請内容を保管し、更新時に整合性を確認する

外国人の在留資格認定証明書（COE）交付申請や在留資格変更・更新申請において、入管（出入国在留管理局）は過去に提出された申請書類を保管し、次回の申請時に整合性を厳しくチェックします。

3-1. 入管が保管する情報とその目的

入管は、申請ごとに以下の情報を保管しています。

保管される情報	目的
申請者の個人情報（氏名、生年月日、国籍）	同一人物であることを確認し、虚偽の申請を防ぐ。
申請時の在留資格・在留期間	申請内容が変更されていないかチェックする。
学歴・職歴の証明書	過去の経歴に不自然な変更がないかを確認する。
雇用契約書	過去の契約内容と矛盾がないかを確認し、偽装雇用を防ぐ。
企業情報（事業内容・財務状況）	実態のある企業であるかを確認し、名義貸しを防ぐ。
納税証明書・給与支払証明書	実際に申請時の契約通りの給与が支払われているかを確認する。

この情報は、次回の在留資格「更新」などの審査で照合されます。
申請者や企業が申請内容を変更した場合、合理的な理由が説明できなければ、虚偽申請とみなされる可能性があります。

3-2. どのように整合性を確認するのか？

(1) 申請者の個人情報・経歴の整合性チェック

過去の申請と学歴・職歴が異なる場合、審査が厳格になる

• 例①：前回の申請では「日本の大学卒業」と記載 → 今回の申請では「海外の大学卒業」
• 例②：前回は「職歴なし」と記載 → 今回は「5年前から働いていた」と記載

対策

• 学歴・職歴の記載ミスがないように、過去の申請内容を必ず確認する。
• 変更がある場合は、合理的な理由を説明する書類（証明書や推薦状など）を添付する。

(2) 雇用契約書の整合性チェック

前回と異なる給与・職務内容が記載されている場合、虚偽申請と判断される可能性がある

• 例①：前回の申請で「月給30万円」としていたが、実際の給与は「月給20万円」だった。
• 例②：前回の申請では「システムエンジニア」として採用 → 今回は「営業職」になっている。
• 例③：申請時の勤務先と実際の勤務先が異なっている。

対策

• 過去の雇用契約書と今回の申請内容を必ず照合する。
• 給与の変動がある場合は、昇給・減給の理由（業績の変化など）を説明できるようにする。
• 職務内容の変更がある場合は、在留資格（ビザ）の基準を満たしているかを確認し、変更理由を記載する。

(3) 企業情報の整合性チェック

企業の情報が大幅に変更されている場合、入管から「実態のない企業」や「名義貸し」の可能性を疑われる可能性あり

• 例①：過去の申請時は「社員50人のIT企業」だったが、今回の申請では「社員5人の飲食店」に変更されている。
• 例②：前回は「福岡市に本社を置く企業」だったが、今回は「東京本社」と記載されている。
• 例③：売上の大幅な減少があり、事業継続が疑われる状態。

対策

• 企業情報の変更がある場合は、法人登記簿や事業計画書など、変更の正当性を示す書類を提出する。
• 売上が減少している場合でも、経営改善計画や新規事業の計画などを説明できるようにする。

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4. 整合性が取れない場合のリスク

外国人の在留資格認定証明書（COE）交付申請や在留資格「更新」申請などにおいて、過去の申請内容と整合性が取れていない場合、大きなリスクが発生する場合があります。

4-1. 整合性が取れないとはどういうことか？

① 過去の申請内容と異なる情報を提出した場合

• 申請時の給与と、実際に支払われている給与が違う
• 前回の申請時には「システムエンジニア」として雇用 → 今回の申請では「営業職」になっている
• 申請時の勤務先が「A社」だったが、実際には「B社」で働いていた

② 申請内容が実態と異なる場合

• 事業内容が変わったのに、変更を報告せず同じ書類を提出している
• 外国人本人が、過去の職歴や学歴を誤って記載している
• 実際には雇用の予定がないのに、COEを申請している（名義貸し）

このような状況が発覚すると、入管は「虚偽申請」または「不正な在留資格取得」と判断し、以下のようなリスクが発生します。

4-2. 整合性が取れない場合のリスク一覧

リスク	具体例	影響
在留資格（ビザ）の不許可	給与や職務内容が前回と異なるが、説明がない	申請が却下され、外国人が在留資格（ビザ）を得られなくなる
虚偽申請とみなされる	実際には勤務していない会社で申請した	以降の申請が厳格化され、不許可率が上昇
企業の信用低下	会社が「名義貸し」をしていたと疑われる	企業の他の外国人採用にも影響が出る
最悪の場合、在留資格（ビザ）の取り消し	在留資格（ビザ）を得た後に、偽装雇用が発覚	外国人が強制退去（退去強制）となる可能性

4-3. 具体的なケースとリスク

ケース①：給与額の不整合

問題点：

• COE申請時の雇用契約書に「月給30万円」と記載 → 実際には「月給20万円」で雇用されている
• 更新申請時に提出する納税証明書・給与支払証明書と一致しない

リスク：

• 「名義貸し」の疑いを持たれる可能性
• 「実態のない雇用契約を結んでいる」と判断され、在留資格（ビザ）の更新が不許可になる可能性
• 企業の信用が低下し、今後の外国人採用が難しくなる可能性

ケース②：職務内容の変更

問題点：

• 前回の申請では「システムエンジニア」だったが、実際には「営業職」に従事している
• 「技術・人文知識・国際業務」の在留資格（ビザ）で許可を受けたのに、単純労働を行っている

リスク：

• 在留資格（ビザ）の取消し：活動内容が在留資格（ビザ）の範囲を超えているため、不正在留とみなされる
• 企業への指導・処分：外国人の適正な雇用管理を怠ったとして、出入国在留管理庁から指導を受ける

ケース③：勤務先の変更

問題点：

• COE申請時には「A社」で働く予定だったが、実際には「B社」で勤務していた
• 更新申請時に勤務先情報が異なり、矛盾が発覚

リスク：

• 「虚偽申請」と判断され、更新が不許可になる可能性
• 企業が「名義貸し」をしていた場合、代表者が刑事責任を問われる可能性
• 外国人が退去強制となる可能性

ケース④：企業情報の不整合

問題点：

• 過去の申請時は「社員50名のIT企業」だったが、現在は「社員5名の飲食店」に業種変更
• 企業の財務状況が大幅に悪化し、給与の支払い能力に疑問がある

リスク：

• 入管が「事業の実態がない」と判断し、更新申請が不許可になる可能性
• 「事業の継続性が低い」と判断され、次回の申請で厳格な審査を受ける可能性

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5. 虚偽の申告をした場合のリスク

外国人の在留資格認定証明書（COE）交付申請や更新申請において、虚偽の申告を行った場合、法的・経済的なリスクを伴います。企業の採用担当者は、これらのリスクを理解し、適切な対応をとることが不可欠です。

5-1. 在留資格（ビザ）の不許可・取り消し

虚偽の申請が発覚した場合、次のような処分が下される可能性があります。

リスク	内容
在留資格（ビザ）の不許可	在留資格（ビザ）の申請が拒否され、外国人は日本での活動ができなくなる。
在留資格（ビザ）の取り消し	すでに許可を受けた場合でも、虚偽申告が発覚すれば在留資格（ビザ）が取り消される。
強制退去処分（退去強制）	在留資格（ビザ）を失った外国人は、日本から退去しなければならない。

具体例：

• 学歴詐称（実際には大学を卒業していないのに、卒業証明書を偽造して提出）
• 職歴詐称（過去に勤務していない会社での就労経験を記載）
• 実態のない雇用契約（架空の会社で雇用契約を結んだことにする）

これらの行為が発覚すると、外国人本人だけでなく、雇用主である企業にも責任が及びます。

5-2. 企業へのペナルティ（行政処分・刑事罰）

企業が関与して虚偽の申請を行った場合、以下のペナルティを受ける可能性があります。

リスク	内容
企業の信用低下	入管からの信頼を失い、今後の外国人採用が困難になる。
虚偽申請による刑事罰	入管法に基づき、懲役・罰金が科される可能性あり。
入管の記録に残る	過去に虚偽申請を行った企業は、以後の申請が厳格に審査される。
企業の代表者・担当者の逮捕	故意・悪質な場合は、企業の代表者や担当者が逮捕・起訴される可能性があります

具体例：

• 給与額の水増し（本来の給与より高い金額を契約書に記載し、申請する）
• 実際には雇用する意思がないのにCOEを申請（偽装雇用）
• 留学生を実習生として雇用し、不正に働かせる（資格外活動）

企業がこのような違反を犯すと、入管当局から厳しい審査を受けるようになります。

5-3. 企業活動への影響

虚偽申請が発覚した場合、企業は以下のようなダメージを受ける可能性があります。

影響	内容
外国人採用が困難になる	入管に不信感を持たれると、以後の申請が厳格になり、許可が下りにくくなる可能性。
取引先・顧客からの信頼低下	外国人雇用に問題がある企業と見なされると、取引先からの信用を失う可能性。
助成金・補助金の受給停止	違法行為を行った企業は、各種の助成金・補助金の対象から除外される可能性。
行政指導・監査の対象となる	厚生労働省・労働基準監督署などから調査を受ける可能性。

企業が外国人労働者を適切に管理していないと、企業全体の経営にも悪影響を及ぼします。

6. 在留期間が「1年」の場合、更新申請の際に書類の整合性がない場合のリスク

在留期間が「1年」の外国人社員が在留資格（ビザ）の「更新」申請を行う際、１年前の申請書類と提出時の書類との整合性が取れていない場合、以下のようなリスクが発生します。特に、在留期間が短い1年の場合、入管は「慎重な審査」を行う傾向があるため、注意が必要です。

6-1. 在留期間1年の外国人は「要注意」対象になりやすい

在留資格（ビザ）の更新または変更の際、入管は過去の申請内容と提出書類の整合性を厳しくチェックします。特に、1年の在留期間で許可されている外国人は、入管が「様子見」の状態で許可を出しているケースが多いため、申請書類の内容が少しでも異なると、更新や変更が難しくなります。

なぜ在留期間が1年なのか？

• 在留資格（ビザ）の審査では、信頼性が高い場合は3年または5年の許可が出ると考えられています。
• 1年の場合、入管は「企業や申請者の実態をさらに確認する必要がある」と考えている可能性があります。
• 次回の更新申請などで厳しくチェックされるため、整合性が取れていないとリスクが高い。

6-2. 書類の整合性がない場合に発生するリスク

リスク	内容
在留資格（ビザ）変更が不許可となる	過去の申請と異なる内容があると、変更が認められず、就労・活動が継続できなくなる。
更新時の審査が厳しくなる	更新申請時に指摘を受けると、次回の更新申請のハードルがさらに上がる。
「虚偽申請」の疑いを持たれる	整合性のない情報を提出すると、意図的な虚偽申請と見なされる可能性がある。
企業の信頼性が低下する	企業が関与している場合、他の外国人の在留資格（ビザ）申請にも影響が出る。
最悪の場合、在留資格が取り消される	整合性のない申請が続くと、過去の在留資格（ビザ）が不正に取得されたと判断されることもある。

6-3. 実際に起こりうる具体例

ケース①：給与額の不整合

前回の申請時：

• 雇用契約書に「月給30万円」と記載して申請。

変更申請時：

• 提出した課税証明書には「年収240万円」（＝月給20万円）。

問題点：

• 過去の申請と実際の収入が異なっているため、虚偽申請の疑いが生じる。
• 給与が減額された場合、理由（会社の業績悪化、本人の職務変更など）が必要。
• 明確な説明がない場合、申請が不許可になるリスクが高い。

ケース②：職務内容の不整合

前回の申請時：

• 「システムエンジニア」として採用。

変更申請時：

• 提出した雇用契約書には「営業職」と記載。

問題点：

• 「技術・人文知識・国際業務」の在留資格（ビザ）で、職種変更が認められない可能性がある。
• 在留資格（ビザ）を取得した時の職務内容と異なるため、「そもそも適正な申請だったのか？」と疑われる。
• 変更理由を合理的に説明できない場合、不許可のリスクがある。

ケース③：勤務先の不整合

前回の申請時：

• A社で勤務予定として申請。

変更申請時：

• 実際にはB社で働いていたことが判明。

問題点：

• 申請時の内容と実際の勤務先が異なる場合、「偽装雇用」の疑いがかかる。
• A社が「名義貸し」をしていた可能性があると判断されると、企業側にも調査が入る可能性がある。
• 変更申請が不許可となり、最悪の場合、在留資格（ビザ）が取り消される。

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7. 企業が取るべき対策

在留資格認定証明書（COE）の交付申請や在留資格「更新」申請を行う際、企業が適切な対策を取らないと、申請不許可、虚偽申請の疑い、在留資格（ビザ）の取消し、企業の信用低下といったリスクが発生します。

7-1. 過去の申請書類を正確に保管する

(1) 保管すべき書類一覧

企業は、以下の申請書類を正確に管理し、更新や変更申請の際に整合性を確認できるようにしておく必要があります。

書類名	保管の目的
在留資格認定証明書（COE）の申請書類	初回申請時の内容を把握し、次回申請時の整合性を確保する。
雇用契約書	申請時の契約内容と、実際の契約内容が一致していることを確認する。
給与明細・源泉徴収票・納税証明書	申請時に記載した給与額と、実際の給与が一致しているかを確認する。
職務内容の説明資料（業務計画書など）	申請した業務と、実際の業務が一致しているかを確認する。
会社の登記簿謄本・決算書	企業の実態があることを示し、事業の継続性を証明する。
労働保険・社会保険の加入証明書	外国人従業員が適切に雇用されていることを証明する。

(2) 保管方法のポイント

• 紙ベースとデジタルデータの両方で保存する
  • 紙の書類だけでなく、スキャンしてPDF化し、デジタルで保管することで検索しやすくする。
• 申請ごとにフォルダを分ける
  • 外国人ごとにフォルダを作成し、過去の申請書類と最新の書類を整理する。
• 更新・変更申請時に過去の書類と照合する
  • 申請時に、過去の申請内容と現在の状況を比較し、不一致がないかチェックする。

7-2. 変更点がある場合は、合理的な説明を用意する

(1) 変更が発生しやすい項目とリスク

変更点	リスク
給与額の変更	申請時の給与と実際の支払い額が異なると、虚偽申請とみなされる可能性がある。
職務内容の変更	在留資格（ビザ）の範囲外の業務を行っていると、資格外活動と判断される可能性がある。
勤務先の変更	違う会社で働いていた場合、名義貸しと疑われる。
会社の事業内容の変更	企業の信頼性が低下し、次回の申請が厳しくなる可能性がある。

(2) 変更の説明をどのように行うべきか？

• 給与が変わった場合
  • 昇給・降給の理由を説明する文書を作成（例：会社の業績向上、役職変更、業績不振による減給など）。
  • 給与変更の証拠として、給与明細や賃金台帳を提出する。
• 職務内容が変わった場合
  • 職務変更の理由書を作成し、業務の詳細を説明。
  • 「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格（ビザ）に適合しているかを確認。
  • 在留資格（ビザ）の範囲外の業務をさせないよう、業務内容を見直す。
• 勤務先が変わった場合
  • 転籍や配置転換の理由を説明し、労働契約書・会社の登記簿謄本を添付する。
  • 無届けの勤務先変更は名義貸しとみなされるため、必ず入管に報告する。

7-3. 在留資格（ビザ）の活動範囲を厳守する

(1) 資格外活動の禁止

外国人が許可された在留資格（ビザ）の範囲外の業務を行うと、資格外活動とみなされ、以下のリスクが発生します。

違反内容	影響
エンジニアの在留資格（ビザ）で、工場作業をさせる	在留資格（ビザ）の取り消し・強制退去のリスクがある。
特定技能で許可された職種以外の業務をさせる	入管法違反となり、企業も処分対象となる。
留学生を長時間アルバイトさせる	「資格外活動許可」の範囲を超えた就労は、不法就労と判断される。

(2) 企業が守るべきポイント

• 職務内容を明確にする（就業規則や業務マニュアルを用意）。
• 外国人従業員の業務内容を定期的に確認する（上司・管理者がチェック）。
• 資格外活動許可を得ていない業務をさせない。

7-4. 企業の状況変化を入管に適切に報告する

(1) 報告が必要なケース

企業の状況が大きく変わる場合は、速やかに入管に報告し、適正な対応を取る必要があります。

変更内容	対応策
会社の名称・所在地が変わった	入管に届け出を提出し、最新の法人登記簿を提出する。
外国人従業員が退職した	「中長期在留者の受入れに関する届出」を提出。
事業内容が変わった	影響のある外国人の在留資格（ビザ）変更が必要かどうかを確認する。

7-5. 専門家に相談する

メリット	内容
書類の整合性を確認できる	過去の申請内容と照合し、矛盾がないかチェック。
リスク回避のアドバイスが受けられる	企業側のミスによる不許可を防ぐ。
最新の入管手続きに対応できる	法改正や審査基準の変更に迅速に対応。

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8. よくあるご質問と答え（FAQ）

9. まとめ

• 在留資格（ビザ）の申請・更新には整合性が求められ、変更がある場合は合理的な説明が必要。
• 資格外活動や無届けの転籍は、企業・外国人双方にリスクをもたらす。
• 不安がある場合は専門家に相談し、適切な対応を行うことが望ましい。

　今回の解説は以上です。ビザ申請サポート福岡 外国人支援センター（国際行政書士 河野尋志）ではビザ申請を丁寧に！早く！手続き致します。ご不明点があればお気軽にご相談ください。初回ご相談は無料！　福岡を中心に、九州、全国対応が可能で、オンライン（ZOOM、LINE、WeChat、Teamsなど）での面談も対応しております。

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