日本で長期間暮らしている外国人の方にとって、在留資格「永住者」の取得は大きな目標の一つです。永住権を取得すれば、在留期間の更新が不要になり、職業選択の自由が広がり、社会的信用も向上します。しかし、永住権の申請には厳しい審査があり、しっかりとした準備が必要です。

永住権の申請で「理由書」は必要なのか？ とよく聞かれますが、結論、ほとんどの場合、必要です。提出が不要な場合（日本人の配偶者ビザから永住申請する場合など）もありますが、入国管理局での審査をスムーズに進めるために提出を是非おすすめしたい重要な書類の一つです。特に、税金や社会保険の納付状況に問題があった場合や、在留期間が短い場合などには、理由書を提出することで申請が許可される可能性が高まると考えられています。

本記事では、永住権の許可申請で理由書が必要な場合、書き方のポイント、成功するためのコツを解説します。

日本の永住権申請の「理由書」は必要？

「理由書」を提出すべき理由とは？

「必要」書類と「任意」書類の違い

永住権申請には「必要書類」と「任意」書類があります。必要書類とは、法律および関連ガイドライン等で明確に提出が義務付けられているもので、例えば以下が該当します。

書類名（例）	根拠・必要性
在留カードの写し	身元確認
住民票	居住実態の確認
納税証明書、課税証明書	公的義務履行の確認
年金・健康保険の納付記録	社会的責任の履行状況
申請書類一式（所定様式）	手続の正式性
理由書	永住許可を必要とする理由を記載（日本人の配偶者ビザからの永住申請する場合などを除く）

「理由書」は、ほとんどの場合、提出は必要です。「日本人の配偶者ビザからの永住申請する場合」などは提出は任意ですが、一定の状況においては「提出が強くおすすめされる」書類として扱われています。例えば公的な書類が提出できない場合の理由を書いた理由書が求められます。具体的には、出入国在留管理庁公式ホームページでご確認いただけます。

理由書が求められる背景とは？

入管法第22条第2項に基づく「日本国の利益に合すること」の判断や「素行善良」「独立した生計」が曖昧な場合や、不安定な場合に、審査官は提出書類から読み取れない背景を「補足説明」で求めることがあります。

理由書が求められる背景には以下のような実務上の事情があります：

1. もともと必要書類として定められている
2. 不利な事実を審査官が誤解しないため
   • 例えば、年金未納があったとしても「病気」「失業」「育児・介護」などやむを得ない事情が説明されていれば評価が異なります。
3. 法律要件の「例外的扱い」を希望する場合
   • 在留10年未満だが特例（日本人配偶者や高度人材等）に該当する場合、具体的な理由と証明がなければ審査官は判断できません。
4. 申請内容が複雑・多様化している現代の在留実態に対応するため
   • 離婚後の単身在留、別居、収入の変動、扶養家族の存在など、「標準的なモデルケース」ではない申請が増加しています。その中で審査の客観性を保つためには、本人からの説明が不可欠です。

入管審査の視点：提出がないとどう見なされるか？

理由書がない場合、審査官は以下のように解釈するリスクがあります。

想定される審査官の評価	審査上の影響
提出書類として明示されているのに、提出していない	最悪の場合は不許可になる
不利な事実が隠されているかもしれない	疑義の解消ができず不許可の可能性
説明責任を果たしていない	入管法上の「誠実性」「適応性」に対する疑念
書類不備として追加資料を求められる	審査期間が延びる、印象が悪化する

出入国在留管理庁も「個別事情に応じた資料提出」を認めている

出入国在留管理庁は公式文書（審査要領）においても「提出書類に不足がある場合は、補足資料や理由書などを提出することで審査が可能となる」と記載しています。

「通常の理由書」の書き方

永住許可申請では、ほとんどの場合、理由書の提出が求められます。単なる形式書類ではなく、「なぜ永住を希望するのか」「日本でどのような生活を送ってきたのか」など、申請人の背景や真意を審査官に伝える重要な書類です。ここでは「通常の理由書」の書き方を、３つの視点に分けて解説します。

１．来日から現在までの経歴を丁寧に書く

簡単な自己紹介を書いた後に、あなたが「なぜ日本に来たのか」を書きましょう。

• 来日の目的（留学、就職、家族の事情など）
• 日本での生活の中で努力してきたこと（学業、就労、言語習得など）

この部分は、日本での生活が安定していることや、日本社会に適応できていることを伝えましょう。

２．現在の状況を具体的に伝える

次に、今の生活状況を具体的に書きましょう。

• 現在の職場での勤務内容と勤務年数
• 職場での人間関係（上司・同僚との信頼関係など）
• 配偶者・子どもとの家族関係（日本に生活基盤があることの証明）

「独立した生計を営んでいるか」「日本に生活の本拠があるか」といった永住許可の要件に関わる情報です。

３．なぜ永住を希望するのか、そして永住要件を満たしていることをアピール

ここが最も重要な部分です。

• 日本に永住したい理由を、自分の言葉で表現しましょう
• 将来の生活設計（日本で子育てしたい、住宅を購入したい等）
• 社会貢献や地域活動への参加があればその実績
• 永住要件を満たしていること（素行の良さ、安定収入、納税実績など）

永住許可の要件である、「素行善良」「独立生計」「国益」を満たしていることを理由書の中でしっかり伝えましょう。

4. 分かりやすく、簡潔に

理由書は、A4サイズ、片面2枚以内に収めましょう。長すぎると逆効果です。

• 客観的事実に基づいて、簡潔にまとめましょう
• 感情的にならずに、冷静に、前向きな表現を心がけましょう

「事情がある場合の理由書」が効果を発揮する具体例

永住権申請では、標準的な要件を満たしていても、審査官が「事情を詳しく知りたい」と感じる可能性がある場合があります。こうした場合、理由書を適切に提出することで、申請者の真意や状況を丁寧に伝え、誤解や疑いを解消することができます。

1. 納税・社会保険料・年金保険料の未納・遅延があった場合

なぜ理由書が必要か：
永住権申請において「公的義務の履行」は最も重要な要素の一つです。未納や遅延があった場合、それを説明せずに申請すると、「意図的な不履行」と見なされます。

理由書で説明すべき内容：

• 支払いが遅れた理由（例：病気、失業、事業の不振など）
• すでに完納している旨とその時期
• 今後は確実に履行する意思と計画

2. 収入や生活基盤が不安定だった場合

なぜ理由書が必要か：
「独立した生計を営むに足りる資産又は技能」が求められます。通常の就労ビザであれば、５年以上継続して安定した収入が求められますが、収入が少なかったり一時的に途絶えた期間があると審査に影響します。

理由書で説明すべき内容：

• 不安定だった期間の具体的な状況（病気など合理的な理由があって収入が減った、など）
• 現在の収入・雇用状況
• 貯蓄・家族からの援助など生活安定の裏付け

3. 10年の在留要件を満たしていない（特例希望）

なぜ理由書が必要か：
原則として10年在留が求められますが、ガイドラインに示された特例（日本人配偶者、定住者、高度人材等）に該当すれば認められます。

理由書で説明すべき内容：

• 特例該当性の具体的根拠の追加説明
• 社会的貢献や日本での生活の実績

4. 日本人配偶者と離婚したが、日本に住み続けたい

なぜ理由書が必要か：
「配偶者」としての在留理由が消滅した後も、日本での生活を継続したい場合、生活基盤の安定性や社会的つながりの有無が重要視されます。

理由書で説明すべき内容：

• 離婚の経緯と円満な解消であること
• 離婚後の日本での生活状況
• 仕事や地域との関係、扶養家族の有無

5. 夫婦が別居している

なぜ理由書が必要か：
別居は「婚姻の実態がない」と判断される可能性があります。特に日本人配偶者等の在留資格で在留していた場合、永住権申請にも影響します。

理由書で説明すべき内容：

• 別居の理由（単身赴任、介護、子どもの教育など合理的な理由を説明）
• 夫婦間の連絡や支援の実態
• 将来的な同居の予定があるか

6. 転職が多い、収入の変動が大きい

なぜ理由書が必要か：
頻繁な転職は生活不安定と見なされる恐れがあります。また、収入が急増・急減した場合も、申告内容の真偽が疑われることがあります。

理由書で説明すべき内容：

• 転職や収入変動の理由（例：キャリアアップ、事業立ち上げなど）
• 将来的な安定性の根拠

7. 転居が多い

なぜ理由書が必要か：
住居変更を頻繁に行っていると、住所不定と見なされ、生活基盤が不安定と判断される可能性があります。

理由書で説明すべき内容：

• 転居理由（職場の都合、家族構成の変化など合理的な理由を説明）
• 現住所での定住予定と家族の生活状況

8. 家族構成の変化（結婚・出産・離婚・死別など）

なぜ理由書が必要か：
扶養義務や生活費、在留理由に直接影響するため、家族関係の変化は必ず届出義務を果たし、できればしっかり説明するべきです。

理由書で説明すべき内容：

• 変更の事実とその時期
• 生活基盤や経済状況への影響
• 今後の計画や意志

9. 長期出張や海外滞在が多い

なぜ理由書が必要か：
「引き続き10年以上日本に在留」の要件に対し、長期の海外滞在は「中断」とみなされる可能性があります。

理由書で説明すべき内容：

• 出張の理由と期間（就労している会社からの指示命令であった、など合理的な理由を記載）
• 日本を拠点としていたことの証拠（住居維持、扶養家族の所在など）
• 出張中も日本社会としっかり関わりがあったこと

10. 国外の家族を扶養している

なぜ理由書が必要か：
仕送りによる収入の減少が懸念されたり、生活の拠点が国外と疑われることがあります。

理由書で説明すべき内容：

• 扶養している家族の関係性
• 扶養内容と金額
• 日本での生活に支障がないことの証明

理由書を出すことで得られる具体的なメリット

永住権申請において理由書を提出することは、単なる補足ではなく、審査結果に大きく影響する重要な戦略だと考えます。理由書には以下のようなメリットがあります。

1. 書類の追加要求を回避できる

背景：
審査官は、申請書類だけでは申請者の個別事情を完全に把握することができません。疑義があれば追加資料の提出を求められることになります。

メリット：
理由書で先に事情を説明しておくことで、審査官の疑問にあらかじめ答えておくことができ、書類の追加提出や補足説明の要請を減らすことができます。

結果：

• 不備通知のリスクが減る
• 再提出の手間が省ける

2. 審査期間の短縮が期待できる

背景：
追加資料の提出が必要になると、その都度審査は一時中断され、申請全体の処理が遅くなります。

メリット：
理由書によって必要な情報が最初から揃っていれば、審査がスムーズに進み、全体の処理期間が短縮される可能性があります。

実務上の例：

• 別居中の日本人配偶者との関係について説明を添えていれば、婚姻の実体確認のための追及が省略されやすい

3. 事実を審査官に正しく理解してもらえる

背景：
例えば「年金未納」「収入の急変」「離婚後の単身在留」などがある場合、説明なしに提出するとマイナス評価される可能性があります。

メリット：
理由書で事情を客観的・論理的に説明することで、誤解を防ぎ、個別事情に配慮した審査を促すことができます。

例文要素：

• 「当時は病気療養中で支払いが困難でしたが、現在は完納しています」
• 「配偶者と別居中ですが、定期的に会っており、婚姻関係はしっかり維持されています」

4. 法令上の「裁量判断」において有利になる可能性がある

背景：
永住権は、要件を満たしていることに加えて「日本国の利益に合する」と法務大臣が認めることが必要です。この判断には「裁量」が含まれます。

メリット：
理由書により「社会に対する責任感」や「日本での安定的な生活基盤」を具体的に説明することで、裁量判断で有利に働く可能性があります。

5. AIではなく「人」の気持ちにうったえる

背景：
入管審査において、申請者の誠実性・真摯な姿勢は重要な判断材料です。

メリット：
事実を正直に書き、丁寧に説明することで、申請者の姿勢が審査官に伝わり、信頼性の向上につながります。永住権の審査は、AIが判断しているのではなく、「人」が審査しています。説得力のある申請書類を作成すれば、許可につながる可能性が高まります。

まとめ表：理由書を提出する5つのメリット

メリット	内容
書類追加回避	疑義を先に解消し、補足依頼を回避
審査期間短縮	書類が揃っていれば処理がスムーズ
不利な事実の緩和	不利な情報に正当な理由を添える
裁量判断に有利	法的な評価基準以外の要素も補強
許可の可能性アップ	機械的な情報だけではなく、「人」にうったえることで、許可の可能性アップにつながる可能性があります。

審査官に伝わる「理由書」の書き方

「理由書」は、単なる形式文書ではなく、「あなたの事情を審査官に伝える公式な説明書」です。ここでは、説得力と信頼性を高めるための具体的な書き方のポイントを解説します。

1. 書式・形式にこだわる必要はないが、「文書」として丁寧に

推奨フォーマット：

• A4用紙、1～2枚程度
• WordやPDFで作成（手書きでもOK）
• 署名欄と日付を最後に記載
• 日本語で記載し、外国語原文を添える場合は必ず翻訳を添付

2. 構成は「結論→理由→補足説明」の順が効果的

審査官は1日に多数の書類を審査します。理由書は、読みやすく、要点が整理されているものが良いに決まっています。

構成例：

セクション	内容
【冒頭（結論）】	「私は○○の事情により、永住権申請にあたり以下の点を説明いたします」など簡潔な導入
【本論（理由説明）】	問題の事実と理由、改善状況を具体的に記載
【補足・締め】	今後の再発防止策、安定的な生活継続への意志などを述べる

3. 客観的事実と証拠に基づいて記載する

NG例（感情的な表現）：

• 「納税ができなかったのは大変苦しく、国にも理解してほしい」

OK例（客観的説明）：

• 「令和2年6月から同年11月まで失業していたため、当該期間に納税が困難となりました。現在は再就職し、滞納分を完納しております（納税証明書添付）。」

ポイント：

• 時系列を明確に
• 所得証明、納税証明など関連資料と連動させる

4. 不利な事実も正直に記載し、改善策を明記する

理由書の役割は、「マイナスの事実を隠すこと」ではなく「理解を求めること」です。

記載例：

• 「平成30年に交通違反で罰金刑を受けましたが、それ以降は交通法規を順守し、違反はありません。」
• 「妻とは令和3年より仕事の都合で離れて生活していますが、月に1回は面会し、生活費の支援も継続しております（送金記録添付）。」

5. 難しい日本語を使う必要はない

審査官が理解しやすい文章で記載することが最も重要です。

よくある表現の変換例
×「当該申請に関して当職が補足する所存である」
○「この申請について、私の状況を説明いたします」

6. 「誰が」「どこで」「いつ」「なぜ」「どうした」を明確にする

5W1Hの視点で事実を構成する：

要素	質問	例文
Who（誰が）	誰に関する内容か	「申請者である私○○は…」
When（いつ）	いつの出来事か	「令和3年4月に…」
Where（どこで）	どこで起きたのか	「勤務先で解雇通告を受け…」
Why（なぜ）	なぜそのような状況になったか	「会社の業績悪化により…」
How（どうした）	どのように対応したか	「再就職し、安定収入を得ています」

7. 専門家によるレビューで説得力アップ

理由書の内容が妥当であるか、客観的に読んで矛盾がないか、申請書類との整合性があるかどうかを確認することが非常に重要です。専門家に依頼することで、永住権の許可率が高まる理由書を作成できます。

理由書の記載サンプル（抜粋）

永住権申請のよくあるご質問と答え

まとめ：専門家のサポートを活用ください

「理由書」は永住権申請において、ほとんどの場合、必須書類であり、さらに、特別な事情がある場合にこそ力を発揮する重要な補足書類です。適切に活用すれば、審査期間の短縮や許可の可能性を高める効果が期待できます。ご自身の状況に応じて、専門家のサポートを受けながら申請準備を進めることをおすすめします。

「プロに相談したい！」という方へ
行政書士などの専門家に依頼すると、あなたの状況に合った適切な理由書を作成し、申請をスムーズに進めることができます。

以下では、「永住ビザ」に関連する情報をまとめています。是非ご覧ください。

投稿者プロフィール

国際行政書士 河野尋志

外国人の社員さん達と一緒に企業の取締役として国際業務に取り組んで15年間、多くのインバウンド事業や外国語ツール（多言語ツール）の作成、貿易業務の調整に取り組んできました。行政書士業務を始めてからは様々な在留資格（ビザ）の申請経験も重ねてきました。外国人の皆さんの気持ち、日本の行政の考え方、企業の管理者の立場を考えてサポート致します。どうぞ、お気軽にお問合せください。
●資格：行政書士・通関士有資格者・総合旅行業務・国際ビジネス法務
●個人：1976年生まれ、宮崎県出身、1男2女の父、柔道３段（今は３級くらいの実力）

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