外国人社員を雇用する企業にとって、就労ビザ（在留資格）の「更新」手続きは非常に重要です。更新漏れや手続きの不備があると、外国人社員が就労できなくなり、企業の業務に大きな影響を与える可能性があります。本記事では、企業が外国人社員の就労ビザ「更新」申請を管理する重要性を解説します。

また、「企業の財務情報や給与情報を含む書類」など、外国人社員に見せるのがあまり望ましくない情報を管理できるなど、行政書士に依頼するメリットも同時にお伝えします。

この記事で分かること

• 企業が外国人社員の就労ビザ（在留資格）の更新申請を管理するメリット
• 企業がビザ管理を行う際の注意点
• 行政書士に依頼するメリット

ビザ申請サポート福岡 外国人支援センター（国際行政書士 河野尋志）ではビザ申請を丁寧に！早く！手続き致します。ご不明点があればお気軽にご相談ください。初回ご相談は無料！　福岡を中心に、九州、全国対応が可能で、オンライン（ZOOM、LINE、WeChat、Teamsなど）での面談も対応しております。

外国人社員の就労ビザ「更新」申請を企業が管理するメリットとは？

1. 企業が外国人社員の就労ビザ「更新」申請を管理するメリット

外国人社員の在留資格（就労ビザ）更新申請は、適切に管理しないと企業や本人に大きな影響を与える可能性があります。特に、更新手続きを怠ると不法滞在となり、社員が働けなくなるリスクがあるため、企業が主導して管理することが望ましい場合があります。ここでは、企業が在留資格の更新申請を管理することで得られる具体的なメリットを詳細に解説します。

1-1. 更新漏れを防ぐ

在留資格の更新漏れは、企業にとって大きなリスクです。
更新を忘れてしまうと、外国人社員は不法滞在の状態となり、即座に就労が禁止されます。企業も、その従業員を雇用し続けることができなくなり、業務に支障が生じます。

更新漏れのリスク

• 外国人社員の就労が即停止し、業務に支障が出る
• 企業側も最悪の場合、不法就労助長罪に問われる可能性がある
• 就労ビザが失効した場合、一度帰国しなければならないケースもある

企業が管理することでできること

• 社員ごとの在留期限を一覧化し、更新スケジュールを事前に策定
• 期限の3〜4か月前から申請準備を開始し、余裕をもって対応
• 人事部や総務部が主導し、更新申請のタイミングを一元管理

このように、企業が主体的に管理することで、更新漏れを防ぎ、安定した雇用を維持できます。

1-2. 労働環境の安定化

外国人社員が安心して働ける環境を整えることは、企業の生産性向上にもつながります。就労ビザ更新の手続きが遅れると、社員は「自分はこの会社で本当に働き続けられるのか」と不安に感じる可能性があります。企業がしっかりと就労ビザ管理を行い、スムーズに更新を進めることで、社員のモチベーションを維持することができます。

労働環境の安定化のメリット

• 外国人社員が安心して仕事に集中できる
• 突然のビザ失効による人員不足を防げる
• 優秀な外国人社員の定着率が向上する

企業がビザ管理を適切に行うことで、外国人社員の信頼を得ることができ、企業の魅力向上にもつながります。

1-3. 入管手続の円滑化

企業が一貫して在留資格の管理を行うことで、入管（出入国在留管理庁）への手続きをスムーズに進められるようになります。在留資格の更新申請には、以下のような書類が必要です。

主な必要書類（「技術・人文知識・国際業務」の場合）

• 在留期間「更新」許可申請書
• 会社の決算書や納税証明書
• 雇用契約書
• 給与支払い状況が分かる書類

企業が一元管理することで、申請時に必要な書類をスムーズに準備でき、余計な時間をかけずに手続きを進めることができます。

技術・人文知識・国際業務の更新申請に必要な書類は以下の公式ページから入手できます。わかりにくいかと存じますので、不明点はビザ申請サポート福岡 外国人支援センター（国際行政書士 河野尋志）にお気軽にご相談ください。初回ご相談は無料！

https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html

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1-4. 入管からの信頼性向上

企業が適切に在留資格の管理を行っていると、入管当局からの信頼も向上します。過去に適正な手続きを行ってきた企業は、審査がスムーズに進む可能性があるため、企業の実績としてもプラスに働きます。

信頼性向上のポイント

• 正確な情報を提出すること
• 過去に不備のある申請をしていないこと
• 外国人社員の適正な雇用管理を行っていること

信頼性が高い企業は、審査がスムーズに進みやすくなるため、更新許可を得るまでの時間も短縮される可能性があります。

1-5. 申請内容の一貫性を確保

外国人社員が個人で申請を行う場合、雇用契約や業務内容と異なる情報を誤って記載してしまうことがあります。このような不一致があると、審査が遅れたり、不許可となるリスクがあります。

企業が管理することでできること

• 申請内容と実際の雇用状況の整合性をチェック
• 業務内容が在留資格の活動範囲内にあることを確認

申請内容に一貫性を持たせることで、審査がスムーズに進み、不許可リスクを減らすことができます。

1-6. コンプライアンスの向上

企業が外国人社員の在留資格を適切に管理することは、法令遵守（コンプライアンス）の強化にもつながります。もしも企業が在留資格の管理を怠った場合、最悪の場合ですが、不法就労助長罪に問われる可能性があるため、企業側のリスク管理が非常に重要です。

コンプライアンス強化のメリット

• 企業の信用力向上
• 労働基準監督署や入管からの指導を防げる
• 社内の管理体制の透明性を高める

企業が在留資格管理をしっかり行うことで、外国人社員の適正な雇用を確保し、企業の健全な運営にも貢献できます。

1-7. 事業継続性の確保

特定の外国人社員が重要な業務を担当している場合、ビザが失効してしまうと業務に大きな支障が出ます。例えば、IT企業のエンジニアや、海外事業を担当する社員が突然働けなくなると、事業の継続性に大きな影響を与えます。

企業が管理することで得られるメリット

• 計画的に人材確保ができる
• 突然のビザ失効による業務停止を防げる
• 外国人社員のキャリアプランを支援し、企業の成長につなげる

このように、企業がビザの管理を徹底することで、事業の継続性を確保し、安定した経営が可能になります。

2. 企業が管理する際の注意点

企業が外国人社員の就労ビザ（在留資格）の更新申請を管理することで、多くのメリットがありますが、適切に管理しないと問題が生じる可能性もあります。特に、プライバシーの管理、書類の準備、在留資格の変更対応など、注意すべき点がいくつかあります。

2-1. プライバシー管理の徹底

外国人社員の在留資格情報は個人情報に該当する

在留資格の情報には、以下のような個人情報が含まれます。

• 在留カード番号
• 在留期間・在留資格の種類
• 申請時に必要な書類（給与明細、住民票など）
• 本人や家族の個人情報

これらの情報は適切に管理し、社内での不適切な開示を防ぐことが重要です。

プライバシー管理の注意点

1. 管理できる担当者を限定する
   • 人事部や総務部など、限られた担当者のみが情報にアクセスできるようにする。
   • 不要な部門に情報が漏れないよう、アクセス制限を設ける。
2. 紙媒体での管理を避ける
   • 在留資格情報を紙で管理すると、紛失や盗難のリスクがあるため、可能な限りデジタル管理を推奨。
   • セキュリティの強いクラウド管理システムを活用するのも有効。
3. 外国人社員本人の同意を得る
   • 在留資格情報の管理にあたり、本人の同意を得ることで、トラブルを回避する。
   • 例えば、「在留資格更新のサポートを行うため、必要な情報を管理することに同意する」旨を文書化しておく。

2-2. 申請に必要な書類の正確な準備

在留資格の更新申請では、企業側が準備しなければならない書類が多く、適切に整えておかないと審査が長引く可能性があります。

在留資格更新時の主な必要書類（例：「技術・人文知識・国際業務」の場合）

• 在留期間更新許可申請書（法務省指定の様式）
• 直近の決算書（損益計算書、貸借対照表など）
• 法人の納税証明書（直近1年分）
• 外国人社員の給与支払い状況が分かる書類（源泉徴収票、給与明細など）
• 雇用契約書（雇用条件が明記されたもの）
• 事業内容が分かる資料（会社パンフレット、事業計画書など）
• 会社の登記事項証明書

申請書類の準備における注意点

1. 提出書類の整合性を確認する
   • 雇用契約書の給与額と、実際の給与支払い額が一致しているかを確認する。
   • 申請書に記載する業務内容が、事業内容と適合しているかをチェックする。
   • 企業の財務状況と給与支払い能力が証明できるかを確認する。
2. 決算書・納税証明書に問題がないか
   • 赤字決算が続いている企業は、事業の継続性を証明する追加資料を求められる可能性があります。
   • 納税証明書に未納の履歴がある場合、入管での審査が厳しくなることがあります。
3. 提出期限を守る
   • 在留期限の3〜4か月前には準備を開始し、2〜3か月前には申請を完了させることが理想。
   • ギリギリになって準備をすると、不備があった場合に間に合わない可能性がある。

書類の不備や情報の不一致があると、入管の審査が長引く原因となり、更新許可が下りるまでに時間がかかるため、事前にしっかりと準備することが重要です。

2-3. 在留資格の変更にも対応する

在留資格の種類と変更の可能性

外国人社員のキャリアが進むにつれて、現在の在留資格が適さなくなることがあります。例えば、昇進や職務内容の変化により、別の在留資格に変更が必要になるケースがあります。

在留資格変更の具体例

変更前の資格	変更後の資格	変更理由の例
技術・人文知識・国際業務	高度専門職	給与の増加、研究開発業務へのシフト
留学	技術・人文知識・国際業務	大学卒業後、日本の企業に就職
技能実習	特定技能	技能実習終了後、同じ業種で就労
経営・管理	技術・人文知識・国際業務	会社経営から一般社員へ転職

企業側が注意すべきポイント

1. 業務内容が現在の在留資格と合っているか確認
   • 「技術・人文知識・国際業務」の資格で単純労働を行うことは不可。
   • 「特定技能」の資格が必要な業種で、適正な業務を行っているか確認。
2. 昇進や業務変更のタイミングで、在留資格変更が必要かチェック
   • 役職が上がり、業務内容が変わる場合は、「高度専門職」などの資格への変更が必要になることがある。
3. 在留資格変更の申請時期を見極める
   • 在留期限が迫っている場合、先に「更新」を行い、その後「変更」するほうがスムーズな場合もある。

企業が社員の業務内容の変化を把握し、適切な在留資格変更をサポートすることで、スムーズなキャリア継続を支援できます。

3. 行政書士など専門家に依頼するメリット

企業が外国人社員の就労ビザ（在留資格）の更新申請を管理することには多くのメリットがありますが、適切に対応しないとリスクも伴います。特に、申請書類の不備、審査の遅延、企業の機密情報の管理などの問題が発生する可能性があります。

そのため、多くの企業が専門家に依頼することで、申請の確実性を高め、スムーズな更新手続きを実現しています。ここでは、行政書士に依頼する具体的なメリットについて詳しく解説します。

3-1. 企業の機密情報を保護できる

外国人社員に見せにくい書類とは？

在留資格（ビザ）の更新申請では、以下のような企業の財務情報や給与情報を含む書類の提出が求められる場合が多いです。

• 決算書（損益計算書、貸借対照表）
• 法人の納税証明書
• 法定調書合計表（全社員の給与総額が記載されている）
• 給与支払い証明書

なぜ企業の機密情報を保護する必要があるのか？

1. 給与情報を知られたくない
   • 外国人社員に法定調書合計表を見せてしまうと、他の社員の給与情報が分かってしまうため、社内の不満やトラブルにつながる可能性がある。
   • 「自分の給与は低すぎるのではないか？」といった誤解を招く可能性もあります。
2. 財務状況を社内で知られたくない
   • 決算書や納税証明書には企業の収益や財務状況が詳細に記載されているため、社員に開示しにくい情報が多い。
   • 赤字決算などの情報が社員に知られると、会社の経営状態に対する余計な不安を与える可能性がある。

専門家に依頼することで解決できること

• 企業の財務情報を外国人社員に開示せずに申請手続きを進められる。
• 必要な情報だけを専門家が取りまとめ、入管へ適切に提出できる。
• 企業の機密情報を守りながら、適切なビザ申請を行うことができる。

3-2. 申請の確実性が向上する

申請書類の不備を防げる

在留資格の更新申請では、申請内容の整合性が非常に重要です。例えば、以下のようなミスがあると、審査が長引いたり、不許可になる可能性があります。

• 雇用契約書の給与額と、源泉徴収票の金額が一致しない
• 会社の事業内容と、外国人社員の業務内容が一致していない
• 過去の申請情報と異なる内容が含まれている

行政書士などの専門家は、これらの不備を事前にチェックし、入管の審査基準に適合した書類を作成します。

最新の入管実務に精通している

入管の審査基準は随時変更されるため、企業の担当者が常に最新情報を把握するのは難しいと思われます。しかし、行政書士などの専門家は最新の入管実務を把握しており、適切な申請を行うことができます。

例えば、近年では在留資格更新の審査が厳格化されており、特に企業の安定性や外国人社員の雇用実態がより重視されるようになっています。専門家に依頼することで、最新の審査基準に対応した申請が可能になります。

3-3. 企業の負担を軽減できる

企業の人事担当者の負担を大幅に削減

外国人社員の在留資格更新手続きは、企業の人事担当者にとって負担になります。

企業が自社で対応する場合に発生する問題点

• 書類の準備に時間がかかる（決算書、納税証明書、給与証明書など）
• 申請手続きが複雑で、入管とのやり取りが発生する場合がある
• 誤った情報を提出すると、追加資料の提出を求められ、余計な手間が増える

行政書士など専門家に依頼すると、企業側は必要な書類を提供するだけで、あとは手続きをすべて代行してもらえます。

外国人社員のサポートも可能

外国人社員自身が申請を行う場合、日本の法律や手続きに不慣れである場合が多いため、不備が発生しやすいのが現実です。専門家がサポートすることで、社員の負担を軽減し、スムーズな申請が可能になります。

3-4. ビザ更新が不許可になるリスクを低減できる

ビザ更新が不許可になる主な理由

• 会社の経営状況が思わしくなく、必要以上に評価が下がり、継続的な雇用が難しいと判断される
• 申請書類の内容に不整合がある（給与額の不一致など）
• 過去に申請時の虚偽記載や違反歴がある

専門家は、これらのリスクを事前にチェックし、不許可にならないように適切な申請を行います。

また、万が一追加資料を求められた場合も、適切な対応方法をアドバイスし、審査がスムーズに進むようサポートします。

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よくあるご質問と答え（FAQ）

まとめ

企業が外国人社員のビザ更新を適切に管理することで、更新漏れを防ぎ、スムーズな就労環境を維持できます。しかし、書類の準備や入管の審査基準は複雑であり、専門家に依頼することで、手続きを確実に進めることができます。

　今回の解説は以上です。ビザ申請サポート福岡 外国人支援センター（国際行政書士 河野尋志）ではビザ申請を丁寧に！早く！手続き致します。ご不明点があればお気軽にご相談ください。初回ご相談は無料！　福岡を中心に、九州、全国対応が可能で、オンライン（ZOOM、LINE、WeChat、Teamsなど）での面談も対応しております。

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