就労系の在留資格（ビザ）申請において「雇用理由書（採用理由書）が必要ですか？」というご質問をよくいただきます。結論、必要ではありません。
一般的に雇用理由書（採用理由書）とは、外国人の方が日本で就労するための在留資格（ビザ）を申請したり、変更したりする場合に、外国人の方が所属する機関（企業など）が作成する書類です。雇用理由書（採用理由書）は入国管理局から提出を求められている必須書類ではないので、提出する必要はありません。
しかし、提出する方が無難ですし、提出するべきだと考えます。それも、企業などの経営者が書く（少なくとも経営者のお名前が書かれた雇用理由書を提出する）べきです。その理由は、申請のための必須資料（型通りの資料）だけでは伝わらない情報を伝えることで、得られるメリットがあるからです。

この記事では、就労ビザ申請における「雇用理由書（採用理由書）」の役割や重要性について、実務的に解説します。以下のような疑問や課題にお応えします。

疑問・課題	本記事の解決内容
雇用理由書は法的に必要なの？	提出義務はないが、審査上非常に有効です
どんな場合に雇用理由書を添付すべき？	許可率を上げたい場合、審査期間を短縮したい場合、不明瞭な経歴の補足など
どのように書くべき？	書き方のポイントを解説します

就労ビザ申請で「雇用理由書」を作成するべき理由とは

改めて「雇用理由書」とは？

雇用理由書は、在留資格認定証明書交付申請（COE）や、在留資格変更許可申請（ビザ変更）の際に、雇用主が任意で提出する資料です。法令上、提出の義務はありませんが、審査官が業務内容などをより詳細に把握するため、追加で提出を求めることがあります。

出入国在留管理庁の公式ホームページ「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）」という資料の中でも、以下のように説明しています。

Ｑ２２： 在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請において、雇用主側が採用の理由を記載した「雇用理由書」等の書類を提出する必要はありますか。
Ａ２２： 「雇用理由書」は法令で提出を求めている書類ではありませんが、審査のために従事しようとする業務の内容についてより具体的に確認が必要と判断した場合には、雇用理由や職務内容の詳細な説明文等の追加提出を求める場合があります。

出典：出入国在留管理庁ホームページ

雇用理由書を提出する５つのメリット

「型通りの申請資料では伝わらない補足事項」を伝えることで、申請人（外国人の方）の必要性がより深く伝わり、申請が許可される可能性が上がる、というメリットがあります。場合によっては許可されるまでの期間が短くなる可能性もある、と考えられています。例えば、入国管理局から「追加で説明を求めたいので資料を提出して欲しい」と連絡がくることは珍しくありませんが、雇用理由書（採用理由書）などで先回りして説明しておくことで、審査期間を短くできます。

1. 業務内容の具体化により「該当性」判断を補強できる

在留資格（ビザ）は入管法別表に基づき、特定の活動（業務）に該当する必要があります（例：「技術・人文知識・国際業務」では、専門性のある知識を要する業務）。

申請書類や雇用契約書に書かれた簡潔な業務内容だけでは、審査官が「在留資格の該当性」を正確に判断できない場合があります。雇用理由書で具体的に業務の内容や使用するスキルを説明することで、該当性の根拠を強化できます。

2. 採用の合理性（＝必要性）を補強できる

背景：
外国人を雇用する合理性が低いと、「日本人で対応可能ではないのか？」という疑問を持たれる場合もあります。

雇用理由書の効果：
・業務に外国語運用が必須
・母国との商習慣・文化に精通している
・採用過程において企業と深く関わった経緯
などを記載することで、企業にとって「この人材でなければならない理由」を示すことができます。

3. 不利な事情を「先手」で説明できる

背景：
例えば、履歴書にブランクがある、業務内容が幅広い、社歴が浅い企業などは審査で疑義を持たれることがあります。

雇用理由書の効果：
・ブランクの間に資格取得をしていた
・複数業務を担当する理由（少人数企業である等）
・企業の事業拡大戦略と外国人の役割の関係
といった情報を補足することで、「疑問を持たれる前に説明する」ことができます。

4. 審査期間の短縮につながる可能性がある

背景：
審査の過程で補足説明を求められると、その都度やり取りが発生し、結果的に審査期間が大幅に延びる場合があります。

雇用理由書の効果：
最初から説明が網羅されていれば、追加資料提出の依頼が不要になり、結果として審査期間が短くなることがあります。これは多くの行政書士の実務経験からも共通して指摘されています。

就労ビザ（技術・人文知識・国際業務）の審査期間については、以下のページでも解説しています。

5. 審査官に与える「印象」が良くなる（信用度の向上）

背景：
審査官は限られた人数で、多くの申請書に囲まれています。そのため、信頼性が高く、分かりやすい資料は評価されやすい傾向にあります。

雇用理由書の効果：
企業の代表者名義で簡潔にまとめられた雇用理由書は、「責任を持って申請している」「文書の整合が取れている」という印象を与え、結果的に信用度を高めます。

雇用理由書の「提出しないリスク」

ケース	リスク
職務内容が曖昧な場合	該当性を判断できず不許可や追加提出要請の可能性
外国人の経歴に一貫性がない場合	整合性が取れないとの判断をされやすい
新設企業などで資料が少ない場合	審査官に不信感を与え、審査が厳しくなる

補足：入国管理局は申請書類を「分類」しています

入国管理局は、就労ビザ申請を受け付けした後、申請書類の内容によってA〜Dの４分類に振り分けしています。この内容は、専門家が入手できる「入国・在留審査要領（令和7年3月開示版）」の第８編「審査体制」という資料に明記されています。以下の４分類です。

案件	対応
A案件	許可に相当する案件（申請内容）として速やかに処理が行われます。
B案件	慎重な審査を要する案件（申請内容）です。
C案件	明らかに不許可相当（許可できないことが明らか）な案件（申請内容）
D案件	提出されている申請書類だけでは、許可か不許可の判断が難しい案件（申請内容）

雇用理由書に記載すべき基本構成

以下の構成を押さえることで、入国管理局の審査官にとって読みやすく、整合性のある書類になります。

項目	内容	解説のポイント
1. 申請人の基本情報	氏名、国籍、最終学歴、職歴	履歴書や卒業証明書と整合するように記載
2. 採用の経緯	採用理由、選考過程、他の候補者との比較等	「なぜこの人物か」を明確に記載
3. 従事予定の職務内容	業務内容、部署、使用言語、求めるスキル	就労ビザの該当性に直結する最重要項目
4. 業務と学歴・職歴の関連性	実務経験との整合性、日本語以外の能力など	技術・人文知識・国際業務で特に重要
5. 雇用後の処遇と支援体制	勤務条件、生活支援の有無、相談窓口の設置など	定着性・安定性の判断材料となる

審査官が特に注目する3つのポイント

ポイント	説明	対応する記載箇所
在留資格の該当性	「業務が資格の要件に該当するか」	職務内容の具体化（例：マーケティング分析）
雇用の合理性	「なぜ外国人でなければならないのか」	採用理由の明記（例：母国語対応が必要）
経歴との整合性	「学歴・職歴と職務の関連性があるか」	業務と学歴・職歴の関係性を記述

業種別の記載例

技術・人文知識・国際業務（例：国際営業職）

当社は中国市場への輸出強化を目的として、現地の文化・商習慣を理解し、かつ日本語での社内コミュニケーションが可能な人材を必要としております。
申請人は中国の北京外国語大学にて日本語を専攻し、卒業後3年間、現地の商社で営業職に従事していました。この経験を活かし、中国語での顧客対応、日本語による社内調整を任せる予定です。
従事予定の業務は、マーケティング分析、輸出先との連絡、契約書作成（日本語・中国語）であり、国際業務に該当します。

技術・人文知識・国際業務ビザについては、以下のページで解説しています。

経営・管理（例：海外法人設立支援）

当社は2025年にベトナムでの現地法人設立を計画しており、現地法制度・言語に精通した人材の採用が急務です。
申請人はホーチミン市国家大学を卒業後、日系企業で現地法人設立・会計税務に5年以上従事しており、当社のニーズに適合します。
業務内容は、現地法人設立準備、現地会計事務所との連絡調整、経営資料の翻訳・報告など、経営企画業務全般となります。

経営・管理ビザ（投資経営）については、以下のページで解説しています。

特定技能（例：介護）

当施設では、慢性的な人手不足に対応するため、特定技能外国人の雇用を進めております。
申請人は日本語能力試験N3を取得しており、技能評価試験（介護分野）に合格しています。母国では老人ホームで2年間の勤務経験があります。
介護記録の作成、入浴・食事介助、日本人スタッフとのチームケアが期待されており、即戦力として迎え入れます。

特定技能ビザについては、以下のページで解説しています。

文書の体裁と提出方法

• 分量： できればA4で1ページ以内
• 形式： Wordなど
• 署名： 企業代表者の署名または記名押印
• 整合： 他の提出書類（履歴書、職務内容説明書など）との齟齬がないよう、整合性を保つことに十分な注意が必要

雇用理由書作成時の注意点

1. 他の提出資料との整合性を確保する

雇用理由書に記載する内容は、以下の提出書類と論理的・事実的に矛盾がないことが前提です。

対象資料	整合すべきポイント
履歴事項全部証明書	企業の事業目的・業務内容と一致しているか
雇用契約書	業務内容、勤務地、賃金等が一致しているか
申請人の履歴書	学歴・職歴と記載された職務内容に食い違いがないか
職務内容説明書	雇用理由書の業務記述と齟齬がないか

矛盾があると「虚偽申請の可能性あり」と判断され、追加資料要求や不許可のリスクが高まります。

申請書類の「整合性」について詳しくは、以下のページで解説しています。

2. 主観的な表現はできるだけ避けて、客観的に書きましょう

「優秀だから雇いたい」「将来性がある」などの抽象的・主観的表現だけでは、審査官は納得しません。

有効な記載例：

• 「TOEIC900点、JLPT N1取得済みで、〇〇社での国際業務経験が3年あります」
• 「貿易業務で中国語・英語・日本語の三言語対応が必要なため、三言語話者が必須です」

主観的な言い回しよりも、数値・事実・証拠に基づく説明を好みます。

3. 文書構成は「簡潔・明快・論理的」に

多忙な審査官にとって、読みづらい長文・冗長な記載はマイナス印象となります。

悪い例	良い例
「〇〇で頑張ってきており、将来はきっと会社のために役立ってくれると信じています。」	「本職は〇〇の専門スキルを有し、当社では〇〇業務に従事予定です。」

推奨構成：

• 段落ごとに話題を区切る
• 箇条書きで視認性を上げる
• 全体でA4用紙1ページに収める

4. 代表者名義での作成が基本

法人が責任を持って雇用する以上、雇用理由書は経営者名義での記載・署名・押印が原則だと考えます。担当者作成であっても、代表者の確認がなされていることを明記すべきです。

経営陣の意思を確認する資料としても見られており、代表者が関与していない書類は信頼性を欠くと判断される場合があります。

5. 日本語能力などについては、具体的な裏付け資料をつける

「日本語が話せる」とだけ書いても、具体的にどのレベルかは審査官には伝わりません。以下のように裏付け資料を活用してください。

能力	裏付けの記載方法
日本語能力	JLPT合格証、通訳経験、業務上の日本語使用例
専門スキル	資格証、職務経歴書、具体的業務実績の記述

6. 「補足事項」は申請人ごとにカスタマイズする

汎用的なテンプレートの使い回しは見抜かれます。必ず、申請人の経歴や業務内容に即してカスタマイズしてください。

補足記載例：

• 「母国で〇〇のサプライヤーとの交渉実績があり、当社の輸入業務で即戦力となります」
• 「家族の住居確保や生活支援を会社として行う用意があり、定着性の高い採用です」

まとめ：雇用理由書作成時の6つの鉄則

観点	要点
整合性	他資料と矛盾がないか
客観性	主観を避け、実績や資格で裏付ける
簡潔さ	審査官が読みやすい文書構成にする
信頼性	経営者名義、署名を明確にする
補足説明	曖昧な点には具体的データで補足
カスタマイズ性	申請人の状況に即した記載をする

FAQ：よくある質問

まとめ：雇用理由書は「提出すべき」理由

項目	内容
雇用理由書の法的義務	なし（任意提出）
提出の推奨度	高い（審査補助として非常に有効）
行政書士のサポート	書類作成の整合性と説得力の確保に役立つ

雇用理由書（採用理由書）に書きたいことはあるが、整合性まで問われると、そこまで対応する時間がない、などお困りであれば国際行政書士 河野（かわの）にご連絡ください。取材ライター歴24年の私（国際行政書士 河野尋志）が、サポートさせて頂きます。どうぞお気軽にお問い合わせください。

以下は、就労ビザ申請に関する情報一覧です。気になる情報があれば是非ご覧ください。