外国人を採用する企業の採用担当者の皆様、在留資格認定証明書交付申請（COE：Certificate Of Eligibility）についてお困りではありませんか？「何を準備すればいいのか分からない」「審査に通るためのポイントが知りたい」といった悩みをお持ちの方に向けて、COE申請の基本から審査で注意すべきポイントまで解説します。入国管理局でのCOE申請をスムーズに進めたい方は、ぜひ最後までお読みください。

この記事を読んで分かること

• 在留資格認定証明書（COE）とは何か
• COE申請の流れと必要書類
• 企業の採用担当者が注意すべきポイント
• COE申請の不許可リスクを減らすための対策
• 入国管理局でのCOE申請サポートについて

外国人採用で失敗しないCOE（在留資格認定証明書申請）のポイント解説

1. 在留資格認定証明書（COE）とは？

在留資格認定証明書（COE）の概要

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）とは、外国人が日本で適法に活動できることを証明する書類です。このCOEを取得することで、外国人が日本で働くためのビザ（就労ビザ＝在留資格）を取得しやすくなる仕組みになっています。

通常、日本で働くためには、「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格を取得する必要があります。COEが交付された場合は、外国人が本国で日本大使館・領事館でのビザ（VISA＝査証）申請時に「適法に在留資格を取得できる見込みがある」と認められ、ビザ（VISA＝査証）発給の手続きがスムーズに進みます。

COEとビザの違い

COE（在留資格認定証明書）とビザ（VISA、査証）は異なるものです。

項目	COE（在留資格認定証明書）	ビザ（VISA＝査証）
発行機関	出入国在留管理庁（日本）	日本大使館・領事館（海外）
目的	外国人が日本で適法に活動できることを証明	日本への入国許可を得る
役割	日本国内での審査を経て、ビザ取得をスムーズにする	日本への入国を認める
所持者	日本で活動する予定の外国人	日本へ入国を希望する外国人
有効期限	交付から3か月以内にビザ申請が必要	国ごとに異なる（通常数か月）

簡単に言うと、COEは「日本で活動できる証明書」であり、ビザ（VISA、査証）は「日本に入国するための許可証」です。COEがあることで、ビザ（VISA、査証）の審査がスムーズになり、結果的に日本での在留資格取得が容易になるというメリットがあります。

COEが必要なケース

企業に関係するCOEは、以下のような外国人が日本で働く場合に必要になります。

• 海外に住んでいる外国人を新規採用する場合
  • 例：エンジニア、営業職、マーケティング担当者など
• 海外企業から日本法人へ転勤する場合
  • 例：「企業内転勤」への変更

など

COEが不要なケース

以下のような場合には、COEの申請は不要です。

• 既に日本で在留資格を持っている外国人が、在留資格変更の手続きを行う場合
  • 例：留学生が日本で就職する際の「在留資格変更許可申請」
• 「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」など、在留資格に就労制限がない外国人を採用する場合
• 短期滞在（観光・商用目的）での入国（※そもそも就労できない）

COEの有効期限に注意！

COEには有効期限が3か月と定められています。

• COEが交付された日から3か月以内に、日本大使館・領事館でビザ（VISA、査証）申請を行う必要があります。
• 3か月を過ぎると、COEの効力は失われ、再申請が必要になります。

COEを取得するメリット

1. ビザ（VISA、査証）申請の審査がスムーズになる
   COEがあることで、日本大使館・領事館でのビザ（VISA、査証）審査が迅速に進みます。
2. 企業の採用活動が計画的に進められる
   COE取得により、外国人の入国スケジュールを明確にしやすくなります。
3. 日本での就労がほぼ確実になる
   COEを取得することで、日本での在留資格が適正に認められるため、安心して就労できます。（正確には、日本入国を保証するものではないため、日本へ入国するまでは100％安心はできません）

COEはオンライン申請が超便利！

COE（在留資格認定証明書交付申請）は、以下の理由で、オンライン申請が絶対おすすめです。

• 申請書類を入国管理局に持ち込む時間を短縮できます。
• COEが許可されたという知らせはメールで届きます。お知らせハガキなどで分かるまでの時間を短縮できます。
• 交付されたCOEは、海外にいる外国人の方にメールで転送すればOKです。国際郵便で送るための時間とコストを節約できます。

以下の短時間の動画でもCOEのオンライン申請について解説しています。

2. COE申請の流れと必要書類について詳しく解説

在留資格認定証明書（COE）の申請は、外国人採用において非常に重要なプロセスです。ここでは、申請の全体の流れと、企業側および外国人側で準備すべき具体的な書類について、詳しくご説明いたします。

01. COE申請の全体の流れ

1. 外国人の採用決定および業務内容の確認
   　まず、企業として採用する外国人の業務内容が、就労ビザ（技術・人文知識・国際業務など）に適合しているかを十分に確認します。具体的な職務内容、業務の専門性、必要な学歴・実務経験などを整理し、採用計画に反映させることが重要です。
2. 必要書類の準備
   　企業側と外国人側の双方が、申請に必要な書類を正確かつ十分に準備します。書類の不備や誤記があると、審査が遅れる原因となりますので、事前のチェックが欠かせません。
3. 申請書類の提出
   　福岡入国管理局など住所地を管轄する地方出入国在留管理官署に申請書類一式を提出します。申請方法は、書面提出やオンライン申請が可能な場合もありますが、事前に管轄局の最新の指示やガイドラインを確認しておくとよいでしょう。
4. 審査期間
   　提出後、通常であれば２～３か月程度の審査期間が設けられます。審査中に、追加書類の提出や内容の確認を求められる場合がありますので、迅速（遅くとも２週間以内）に対応することが求められます。
5. COEの交付
   　審査が完了し、申請内容に問題がなければCOEが交付されます。交付されたCOEは、速やかに外国人本人に送付され、本人はこれを使って日本大使館・領事館でビザ（VISA、査証）の申請を行います。オンライン申請であれば、COEをメールで送付できるメリットがあります。
6. ビザ（VISA、査証）申請と日本入国
   　外国人本人が、交付されたCOEを添えて日本大使館・領事館でビザ（VISA、査証）申請を行い、ビザが発給された後、日本への入国が許可されます。これにより、外国人は正式に日本で就労することが可能となります。

02. COE申請に必要な書類

申請書類は、企業側と外国人側でそれぞれ用意する必要があり、両者の書類が一体となって申請されます。以下に主要な必要書類を詳しく説明します。

1. 企業側の必要書類

• 登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
  　会社の設立年月日、資本金、代表者名などの基本情報を証明する書類です。企業の信頼性を示す重要な書類です。
• 直近の決算書
  　企業の経営状況を示すために、最新の決算書類（貸借対照表、損益計算書など）を提出します。これにより、採用予定の外国人が働く職場が安定していることを証明します。
• 会社案内・パンフレット
  　企業の事業内容や組織体制、今後のビジョンを説明する資料です。外国人が従事する業務内容の背景を理解してもらうために用いられます。
• 雇用契約書
  　採用する外国人との間で締結する雇用契約書です。給与、労働条件、職務内容、雇用期間などが明記されており、在留資格の審査で非常に重要な資料となります。
  　※ 契約書は、労働基準法に基づいた内容であることが求められます。
• 職務内容説明書
  　採用予定の外国人が実際に従事する職務の詳細を記載した書類です。業務の専門性、使用する技術や知識、業務上の責任範囲などを具体的に説明する必要があります。これにより、該当する在留資格の基準に合致しているかを判断します。

2. 外国人側の必要書類

• パスポートのコピー
  　本人確認のため、パスポートの有効ページおよび顔写真のページのコピーが必要です。
• 履歴書
  　学歴・職歴を記載した履歴書です。外国人本人がこれまでにどのような経験を積んできたかを明示します。
• 卒業証明書または学位記
  　学歴要件を証明するための書類です。採用予定の外国人が、採用される業務に必要な専門知識を有していることを示します。
• 職務経歴書
  　必要に応じ、実務経験を証明する書類として職務経歴書が求められます。特に、学歴だけでは不足する場合や、業務経験が重視されるポジションの場合に重要です。

3. 補足書類およびその他の資料

場合によっては、以下のような補足書類が求められることもあります。

• 業務遂行に必要な資格や免許の証明書
  　例：IT技術者であれば、関連する資格や認定証など。
• 企業内研修計画書
  　採用当初の実務研修が含まれる場合、研修計画書を提出し、研修期間が合理的であることを説明する必要があります。
• その他、企業の信頼性や事業の安定性を示す資料
  　新設企業や業績が不安定な企業の場合は、特に重要です。

03. 書類準備時のポイント

• 正確性と一貫性
  　すべての書類において、記載内容に矛盾がないこと、誤字脱字がないことが求められます。特に職務内容説明書と雇用契約書の内容が一致しているか、十分に確認してください。
• 最新の情報の反映
  　企業の経営状況や採用予定の外国人の情報が最新であることが重要です。特に決算書は最新のものを用意し、会社の現状が正確に伝わるようにしましょう。
• 書類の整合性
  　提出書類は、全体として企業の採用計画や業務内容と整合性があることが求められます。個々の書類だけでなく、全体としての一貫性を意識してください。
• 追加資料への柔軟な対応
  　審査中に追加で提出を求められる場合もあります。その際は迅速に対応できるよう、予め準備しておくと安心です。

3. COE申請時に注意すべき5つのポイント

① 在留資格の適合性を確認する

採用する外国人の業務内容が、申請する就労ビザに適合しているかを確認しましょう。例えば、技術・人文知識・国際業務ビザであれば以下のような内容です。

• 単純労働は禁止（工場のライン作業や清掃業務などはNG）
• 専門知識が必要な業務か（理系・文系の専門性を活かした仕事か）
• 外国の文化や感受性を活かす業務か（翻訳・通訳、海外マーケティングなど）

② 学歴・実務経験の要件を満たしているか

• 学歴要件：大学・専門学校で日本で就労する業務に関連する科目を専攻し、卒業していること
• 実務経験要件：学歴が不足する場合は10年以上の日本で就労する業務に関連する実務経験が必要

就労ビザ（技術・人文知識・国際業務ビザ中心）の許可・不許可事例をまとめたページがありますので、以下を参考までにご覧ください。

③ 雇用契約の内容が適正であるか

• 日本人と同等以上の給与を支払う
• 雇用形態が安定している（正社員・契約社員）
• 仕事内容が在留資格に適合している

雇用契約書（労働条件通知書）についての注意点は、以下のページでも解説しています。

④ 福岡入国管理局など入国管理局の審査基準を意識する

例えば、福岡の企業が申請する場合、福岡入国管理局の審査基準を把握することが重要です。

• 過去の不許可事例をチェック
• 審査期間（1〜3か月）を考慮し、採用スケジュールを調整

「技術・人文知識・国際業務ビザ」の審査期間については、短時間の動画でも解説しています。

⑤ 不許可リスクを回避するための対策

• 書類の不備をなくす（不備があると追加書類の提出を求められる）
• 事業の安定性を示す（新設企業は特に注意）
• 行政書士に相談する（専門家のチェックで審査通過率UP）

よくあるご質問と答え

まとめ：COE申請は計画的に進めましょう！

COE申請は、外国人を雇用する企業にとって重要なプロセスです。申請書類の準備や審査基準の理解が不十分だと、不許可になるリスクがあるため、適切な対応が必要です。COE申請を検討している企業様は専門家に相談することで、不安なく手続きを進めることができます。

今回の解説は以上です。ビザ申請サポート福岡 外国人支援センター（国際行政書士 河野尋志）ではビザ申請を丁寧に！早く！手続き致します。

以下は、就労ビザ申請に関する情報一覧です。気になる情報があれば是非ご覧ください。